Comment organiser un séminaire d’entreprise ?
Pour une bonne organisation, il est nécessaire de prévoir le séminaire au moins 2 mois à l’avance.
En effet, plusieurs facteurs sont à prévoir : le nombre de participants, le lieu, les intervenants, le planning de la journée, les invitations etc ….
En premier lieu, concentrez-vous sur le thème de ce séminaire. Pour vous aider, consultez vos collaborateurs et décelez leurs difficultés ou besoins. A partir de là, vous pourrez choisir un intervenant approprié par rapport à la thématique choisie.
Par exemple, un conférencier ou animateur militaire aura plus d’aisance à évoquer la « gestion des risques » ou la « prise d’initiative, l’audace ».
Cependant, organiser un séminaire est une activité chronophage. Pour vous éviter ce travail, faites confiance à StartnPlay pour identifier vos besoins et trouver le conférencier ou animateur idéal pour votre séminaire.
Pourquoi organiser un séminaire d’entreprise ?
Le monde de l’entreprise est souvent stressant. Les équipes sont souvent soumises à une pression permanente, qui les rongent au quotidien et freinent leur productivité sur le long terme.
Le stress et ses effets pervers sont extrêmement nocifs pour le bien-être de l’ensemble de entreprise. Il est donc absolument essentiel de le combattre au quotidien. En effet, il a été prouvé à de nombreuses reprises que les salariés les plus efficaces sont les plus productifs. Au contraire, ceux qui sont soumis à une forte pression par leur hiérarchie sont peu rentables. C’est pourquoi il peut être opportun d’organiser un séminaire d’entreprise pour permettre à vos équipes de lâcher prise.
Souvent axés sur le concept du team building, ces séminaires ont pour but de réunir les membres d’une même entreprise hors du cadre professionnel. A l’occasion d’un séjour au ski avec un ancien champion olympique comme guide par exemple.
Ainsi dépaysés, les participants seront plus enclins à s’ouvrir et à discuter de leur travail sans s’y sentir contraints. Par ailleurs, intégrer une conférence à un séminaire avec un témoignage fort sur les valeurs à véhiculer permet de remobiliser vos collaborateurs et d’améliorer les performances de l’entreprise.
Organiser votre séminaire d’entreprise en 3 étapes
Etape 1 : Préparatifs pour le séminaire
Premièrement, il est essentiel de définir le thème et le nombre d’invités à l’événement.
Et bien sûr, un séminaire entreprise se doit d’être conçu en fonction de plusieurs facteurs et objectifs :
- Quelles sont vos attentes ? Pour votre entreprise et vos collaborateurs.
- Quel message souhaitez-vous faire passer ?
- Quel impact cet événement doit-il générer ?
- Quelles seront les retombées pour votre entreprise ?
Une fois le thème défini et le budget, il est plus aisé de trouver l’intervenant idéal. Le mieux étant d’associer un animateur avec un conférencier expert pour un déroulé parfait de votre séminaire.
Ensuite, il faut définir le lieu, en prenant en compte les activités de team building, s’il y en a, et la localisation des collaborateurs et de l’intervenant.
Enfin, n’oubliez pas d’envoyer les invitations au moins 1 mois à l’avance et un rappel un jour avant.
Le mieux pour vous organiser ? Un rétroplanning qui vous permet de vous projeter, d’anticiper et de suivre au jour le jour toutes les étapes de l’événement pour s’assurer de son bon déroulement.
Un rétroplanning doit :
- Intégrer toutes les échéances majeures : réservations, interlocuteurs à prévenir, acomptes à verser, choix du conférencier…
- Prévoir une certaine marge de manœuvre pour ne pas compromettre l’événement en cas de retard ou d’imprévus.
Si vous souhaitez vous éviter une perte de temps pour les préparatifs, passez plutôt par StartnPlay, agence de conférenciers pour vous mettre en relation avec l’intervenant idéal : conférencier ou animateur.
Etape 2 : Intervention lors du séminaire
C’est de notoriété publique : un message est toujours mieux perçu par le destinataire s’il est délivré par une personne extérieure. Avec bienveillance et optimisme évidemment.
Or, le cadre professionnel n’est pas toujours très propice à la réunion de ces conditions car on est généralement pris dans le tourbillon et la pression du travail.
Lors d’un séminaire en entreprise, il est toujours opportun de proposer une conférence d’un intervenant extérieur en plus des plénières sur le marché ou l’évolution de l’entreprise.
Le séminaire est une excellente façon de faire lâcher prise à votre équipe. Il peut d’ailleurs s’avérer bien plus productif qu’une simple journée de travail lambda.
C’est donc le moment idéal pour donner aux participants les clés de la réussite professionnelle en leur proposant une conférence. Tout en subtilité, vous pourrez ainsi offrir à votre équipe de travail des solutions pour améliorer leur productivité dans la bienveillance et la motivation. Il s’agit d’une manière subtile de les impliquer davantage dans l’activité de l’entreprise, en suscitant leur intérêt.
Etape 3 : Clôture du séminaire par une conférence
En effet, les grands séminaires internes peuvent être éprouvants pour vos collaborateurs. Alors pour clôturer un tel événement, il est apprécié d’offrir un moment d’évasion avec le retour d’expérience et le témoignage d’un aventurier, un champion olympique ou un chef cuisinier par exemple.
C’est pourquoi une conférence lors d’un séminaire est plus pertinente qu’une simple réunion durant une journée de travail. Le séminaire, en éloignant les participants du cadre professionnel, les rend plus réceptifs à entendre un message à vocation professionnelle.
Une conférence durant un séminaire peut donc prendre plusieurs formats. Elle peut être l’occasion de clôturer agréablement de longues séances de travail en fin de séminaire. Ou l’opportunité de développer une notion qui tient à cœur l’entreprise : excellence, cohésion d’équipe, performance, rôle du manager… Sous un format traditionnel ou via un échange de questions / réponses, les dispositifs mis en place peuvent varier.
Enfin, n’oubliez pas de communiquer sur votre événement avant, pendant et après !
