Par StartnPlay
Publié le 19 novembre 2018
Actuellement, de plus en plus d’événements sont organisés, que ce soit dans un cadre professionnel ou culturel. En effet, l’événementiel constitue une solution de communication avantageuse par les organisations pour répondre à des objectifs précis auprès d’un public cible. Mais pour les organisateurs d’un jour, la création d’un premier événement requiert une certaine préparation pour aboutir au succès de ce dernier. Afin de les guider, voici une liste non-exhaustive des points essentiels pour organiser un événement professionnel de type conférence, séminaire ou team building.
Définir l’objectif et le public visé
Il convient tout d’abord de définir l’objectif de votre événement. Est-ce dans le but de stimuler vos collaborateurs ? Sensibiliser vos clients à de nouvelles offres ? Développer l’esprit d’équipe dans votre entreprise ? Il faut pouvoir se poser les bonnes questions ! Ce n’est qu’une fois que vous aurez bien défini vos objectifs que vous aller décider du public visé et de vos cibles. Vous pourrez alors vous concentrer sur son organisation.
Décider du thème et du format de l’événement
Une fois que vous savez pourquoi organiser votre événement ainsi que le public que vous souhaitez cibler, il faudra décider de la nature de celui-ci et de son thème.
Différents choix s’offrent à vous concernant le format de votre événement : conférences, team building, séminaire, congrès, soirée networking, etc…
Par exemple, si l’événement est une conférence, le thème sera de partager, de transmettre un savoir-faire et de répondre à une problématique que votre public se pose. Attention de choisir un thème original, que peu de conférences ont déjà pu traiter.
Le choix des intervenants est judicieux. S’il s’agit d’un événement faisant appel à une cible externe à l’entreprise, privilégiez une personne interne à l’entreprise. Pour un événement ciblant un public interne, opter pour une personne extérieure à l’entreprise. Pour cela, vous pouvez contacter une agence de conférenciers professionnels telle que StartnPlay.
Trouver le lieu idéal
Le choix du lieu doit se faire en fonction du type d’événement ou d’activités qui y seront proposés : certains nécessiteront un espace à l’extérieur, une insonorisation, une certaine hauteur sous plafond, etc. Il faudra estimer également le nombre de participants afin de choisir un lieu adapté.
Décider de la date
La date est généralement décidée en fonction de la disponibilité du lieu. Néanmoins, il faut également retenir un jour et une tranche horaire qui conviendront à la cible. Il peut être aussi intéressant d’étudier les événements prévus le même jour afin de ne pas se retrouver en concurrence directe avec d’autres événements que la cible pourrait préférer.
Utiliser une plateforme web de gestion d’événement
Utilisez une plateforme de gestion d’événement telle que Yurplan, afin de proposer à vos clients un service d’inscription attractif. Il est primordial que le tunnel d’inscription soit simple. L’inscription en ligne reste la solution optimale pour que le public puisse accéder aux places sans contrainte.
Les plateformes en ligne peuvent également vous aider à communiquer sur votre événement avec des services e-mailing intégrés. Bien sûr, il faudra également bien communiquer sur les réseaux sociaux qui constituent un moyen très efficace de communication.
Gérer le contrôle des entrées
Pour des événements de style conférences, il est important de bien savoir gérer vos entrées. Pour un contrôle d’accès efficace et rapide, il est recommandé d’utiliser ce qu’on appelle des terminaux de contrôle, qui servent à scanner le QR code ou code barre du billet. Cette technologie permet l’identification des personnes arrivées et le suivi des entrées. Ce type de méthode est également disponible sur des applications dédiées.
Après l’événement
L’envoi d’un questionnaire de satisfaction est fortement conseillé après votre événement. En effet, récolter toutes les impressions possibles de vos participants permettra à l’organisateur d’optimiser la gestion de ses futurs événements. Ce questionnaire s’envoie idéalement par mail ou via l’application de l’événement pour obtenir un maximum de réponses.
Enfin, la dernier point consiste à étudier les informations collectées avant, pendant et après l’événement. Ces données pourront donner lieu à des statistiques qui s’avéreront utiles pour organiser des événements adaptés aux attentes du public.
Découvrez Yurplan
YurPlan est une plateforme d’outils destinés à tous les organisateurs d’événements (professionnels comme culturels), dans le but de leur proposer une transition vers le digital en douceur : ces outils sont intelligents et simples à mettre en place.
YurPlan accompagne les organisateurs dans la création de leurs événements : billetterie en ligne, inscription en ligne et sur place, networking, planning, billet personnalisable. Il existe une solution pour chaque type d’organisateur !
Notre objectif est de permettre aux organisateurs d’événements de toujours proposer la meilleure expérience à leurs participants. Nous sommes convaincus de pouvoir améliorer cette expérience en apportant aux organisateurs une meilleure connaissance de leur public et des outils de communication efficaces.
À propos :
StartnPlay est l’interlocuteur privilégié des marques et des agences recherchant des célébrités sportives à associer à leur action de communication (événement d’entreprise, relations publiques & celebrity marketing) et souhaitant optimiser la performance de leur opération.
