Par StartnPlay
Publié le 6 décembre 2019
Organisation d’une conférence professionnelle
L’organisation d’une conférence professionnelle doit se prendre au sérieux. En effet, cela ne se résume pas à simplement réunir vos collaborateurs pour les sensibiliser à un thème en particulier. C’est un véritable événement de communication interne à votre entreprise. Les enjeux financiers misés sur cet événement se doivent d’obtenir un retour sur investissement payant pour votre entreprise.
La réussite de votre conférence professionnelle dépend de nombreux facteurs. Comme le choix du lieu, de la date, de la salle, du personnel, et voir même de la restauration. Tout se doit d’être planifié plusieurs semaines à l’avance voir plusieurs mois.
Avant votre conférence professionnelle
Tout d’abord, vous devez définir un budget clair et précis en gardant à l’esprit que le devis que vous obtiendrez peu rester approximatif au vu des nombreux facteurs existants :
- Les dépenses fixes : ce sont les dépenses qui ne varient pas, quel que soit le nombre de participants (entre autres les frais de location d’une salle ou la location du matériel audiovisuel)
- Les dépenses variables : le nombre de participants, le choix du conférencier professionnel…
Définir l’objectif de votre conférence professionnelle
Pour commencer, poser vous les bonnes questions : Pourquoi voulez-vous organiser une conférence professionnelle ? Quels en sont les objectifs ? Est-ce pour soulever des problèmes, chercher des solutions, sensibiliser vos collaborateurs ?
Après avoir défini concrètement les objectifs de cette conférence professionnelle, vous devez vous poser la question du format de conférence souhaité :
- La date
- La durée
- Le lieu
- Le nombre de participants
Trouver le conférencier professionnel idéal
Après avoir établi un brief détaillé et réaliste de votre événement, il vous reste l’un des points les plus importants lors de l’organisation d’une conférence professionnelle : Trouver un conférencier professionnel.
Cette tâche peut parfois être compliquée puisqu’on ne sait pas forcément vers qui s’adresser pour trouver un conférencier qualifié qui suscitera l’intérêt de votre auditoire avec des contenus pertinents.
Pour ce faire, des agences de conférenciers existent afin de vous aider et vous accompagner à trouver l’intervenant idéal pour votre événement. La plupart des agences possède un réseau vaste et qualifié et donc forcement parmi ce réseau se cache un conférencier répondant à votre demande. Pour notre cas personnellement, notre agence c’est plus de 300 conférenciers de divers horizons (sport, philosophie, management, astronomie, militaire, gastronomie etc…) et de diverses thématiques disponible toute l’année pour vos événements. Afin de pouvoir vous assurer de leur disponibilité il est préférable de vous pencher sur le sujet suffisamment tôt (2 à 4 mois à l’avance).
Le jour de l’événement
Tenez vous sur les lieux en amont de la conférence pour réaliser un repérage et anticiper les moindres imprévu.
Également penser à :
- S’assurer que le conférencier ne rencontre pas de problème lors de son déplacement
- Briefer tout le personnel présent sur les tâches à réaliser pendant la conférence
- Anticiper le buffet ou le cocktail dinatoire après la conférence
- Donner les dernières instructions avant le début de la conférence
- Rappeler le timing au conférencier
- Faites des tests sur le matériel audiovisuel
- Accueillir les participants
Après la conférence professionnelle
L’après événement reste également une tâche important à ne pas négliger.
- Envoyer un courrier de remerciement au conférencier et aux participants
- Recueillir les témoignages des participants sur cet événement
- Publier/partager le maximum de contenu de cet événement sur votre site internet et vos réseaux sociaux
Vous souhaitez faire intervenir un conférencier sportif pour une conférence, un séminaire ou un team building ? Appelez-nous au 01 84 60 40 72 ou cliquez ici.
À propos :
StartnPlay est l’interlocuteur privilégié des entreprises et des agences recherchant des conférenciers professionnels et des célébrités sportives à associer à leur action de communication (événement d’entreprise, relations publiques & celebrity marketing) et souhaitant optimiser la performance de leur opération.
